50 Procent Minder Zakelijke Zorgen

Geplaatst op 7 april 2008 13:43 door Theo in Ondernemen

Genoeg van eindeloze vergaderingen die ook nog eens nergens toe leiden? In deze blog zal een methode worden uitgelegd waardoor er anders tegen vergaderingen zal worden aangekeken, ze minder tijdrovend zullen zijn en er meer resultaten uit zullen voortkomen.

Iedereen kent die eindeloze vergaderingen wel. Voor veel startende ondernemers is dit iets uit het verleden, van toen je nog in loondienst was. Voor ondernemers die al flink gegroeid zijn, is het alweer aan de orde van de dag. Zou je niet willen dat deze vergaderingen overbodig waren? Of in ieder geval veel korter en gestructureerder verliepen? Met onderstaande methode is het mogelijk om 50 procent van al je zakelijke zorgen te doen verdwijnen. Onmogelijk, hoor ik je denken? Misschien wel, maar wat nou als de methode die volgt maar slechts 10 procent van je zorgen doet verdwijnen, zelfs dat zou mooi zijn toch?

De methode vraagt je kritisch te kijken naar hoe en waarom er nu precies vergaderd wordt. Alvorens iemand een probleem aan jou als directeur / manager wil voorleggen, vraag hem of haar de volgende vier vragen voor zichzelf te beantwoorden:

Vraag 1: Wat is het probleem?
Vaak is er sprake van een onduidelijke vergadering. In plaats van gericht te discussieren over één probleem, gooit iedereen zijn problemen op tafel en ontstaat er een meta-discussie (een discussie over een discussie) wat nu precies het probleem is. Tijdrovend en niet relevant.

Vraag 2: Wat is de oorzaak van het probleem?
Wanneer de oorzaken van een probleem niet duidelijk zijn, kunnen ze ook onmogelijk worden opgelost.

Vraag 3: Wat zijn de mogelijke oplossingen voor het probleem?
Meestal roept één medewerker een bepaalde oplossing en ontstaat er al snel discussie over die ene oplossing. Andere mogelijke oplossingen worden compleet over het hoofd gezien en de vergadering zal al snel resulteren in een voor- en tegenstanders kamp met betrekking tot het eerste voorstel.

Vraag 4: Welke oplossing stel jij voor?
Wanneer iemand met de juiste kennis een bepaalde oplossing (onderbouwt) presenteerd als de meest geschikte, hoeven de overige mensen alleen maar akkoord te gaan.

De meeste kwesties zullen al door de medewerkers zelf opgelost zullen zijn aan de hand van bovenstaande vragen. Daarbij zullen de kwesties die alsnog een vergadering vereisen veel sneller opgelost worden omdat de vergaderingen gestructureerd zullen verlopen. Dit kan voor sommige bedrijven enorme tijdbesparingen opleveren, tot wel 50 procent zelfs!

Bovenstaande methode is bedacht door Leon Shimskin en is gepubliceerd door Dale Carnegie in het boek 'How to stop worrying and start living'. Binnenkort zal hiervan een korte recensie verschijnen in navolging van de recensie van 'Getting to yes'. Wil je automatisch op de hoogte blijven van de geplaatste blogs? Abonneer je dan op de rss-feed.

Reageren op deze blog